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12 trucos para sacar todo el jugo de Gmail

Icono Gmail

Gracias a la vinculación de los ‘smartphones’ Android con los servicios de Google, Gmail ya es el servicio de correo electrónico más popular del mundo desde que el año pasado destronó al anterior líder, el Hotmail de Microsoft. Por eso hoy os ofrezco una docena de trucos que os pueden ir bien para aprovechar mejor las posibilidades de Gmail, y que también son válidos para los buzones de empresa gestionadas con Google Apps.

1. Combatir el” spam ‘con direcciones consumibles

A partir de su dirección de Gmail puede crear infinitas direcciones derivadas por usarlas cuando se inscribe en algún lugar. Sólo hay que hacerlo añadir el signo ‘+’ y una palabra clave-yo suelo poner el nombre del servicio donde estoy dando de alta-entre su nombre de usuario y el símbolo de la arroba: usuario + paraulaclau@gmail.com. Los mensajes recibidos llegarán normalmente a su bandeja de entrada, pero los puede filtrar y, en el peor de los casos, podrá saber quién vendió sus datos a los impresentables que le envían correo basura. El único inconveniente es que los formularios de algunas webs no admiten el signo ‘+’ en el campo de dirección electrónica.

2. Muchas direcciones en una

Si está recibiendo mensajes dirigidos a un buzón que se parece mucho a la vuestra, no es ningún error. Gmail no distingue los puntos dentro del nombre de usuario. Por lo tanto, josepcatalanet@gmail.com es exactamente el mismo que josep.catalanet @ gmail.com o, incluso, que josepcatalanet@gmail.com.

3. Desconexión de sesiones remotas

Al pie de las páginas de Gmail encontrará el texto ‘Última actividad de la cuenta: hace x minutos’, seguido del enlace ‘Detalles’. Haga clic y verá dos listas: en la primera salen todas las sesiones que tiene abiertas en otros dispositivos, con posibilidad de cerrarlas por si os habéis descuidado el buzón abierta en otro ordenador. La segunda lista es un historial de las sesiones recientes, con indicación del tipo de dispositivo, la dirección IP y el país correspondiente y la fecha y hora de inicio de la sesión. Generalmente, habréis sido vosotros mismos, pero si hay algún acceso que no reconoce como propio, cambie inmediatamente la contraseña. 

4. Desactivar la alerta de mensaje vacío

A veces Gmail es demasiado inteligente. De la misma manera que nos recuerda que no hemos adjuntado nada si detecta que hemos escrito la palabra ‘adjunto’ al texto, también nos avisa cuando intentamos enviar un correo sin escribir nada en el cuerpo del mensaje. Si desea escribir a alguien poniendo todo el texto en el asunto del mensaje, puede ahorrar la alerta de Gmail añadiendo al final del asunto las siglas ‘EOM’, que quieren decir ‘end of message’. 

5. Buscador avanzado

En Gmail las listas de mensajes no se pueden ordenar por remitente, fecha o contenido de adjuntos. Pero como es un servicio de Google, se pueden usar operadores avanzados de búsqueda como el buscador web, que permiten encontrar los mensajes deseados por remitente, destinatario, fecha, contenido, tamaño o tipo de archivos adjuntos. Aquí tenéis una relación entera de operadores de búsqueda de correo.

6. Desencadenar las conversaciones

Gmail considera que agrupar todos los mensajes con un mismo asunto en una misma línea de la bandeja de entrada es la mejor manera de seguir el hilo de la conversación, pero también hay quien lo encuentra confuso. Si prefiere ver cada mensaje por separado, la página general de configuración puede desactivar esta función de encadenamiento. La opción se llama ‘Visualización de conversaciones’.

7. Derecho a repensarse lo

Seguro que alguna vez os habéis arrepentido de haber hecho clic en el botón ‘Enviar’ justo después de hacerlo. Generalmente, el envío del correo es instantáneo, pero al apartado Labs de la configuración de Gmail puede activar la opción ‘Deshacer el envío’, que retrasa la salida del mensaje y os da unos segundos para cambiar de opinión y hacer clic en el enlace ‘Deshacer’ del aviso de confirmación de envío.  

8. Elegir las etiquetas visibles

A diferencia de otros gestores de correo, Gmail no ofrece carpetas para clasificar los mensajes. En vez de las carpetas, el usuario puede asignar a cada mensaje / conversación una cantidad prácticamente ilimitada de etiquetas de texto que van apareciendo en el menú lateral por orden alfabético a medida que se van creando, en negrita cuando contienen mensajes pendientes de leer.Si la lista es muy larga, quizá no caben de entrada todas las que le interesa tener a la vista. En la configuración de etiquetas se pueden elegir qué queremos que sean visibles (muestra / esconde). 

9. Delegación de buzones

En algunos casos puede interesar que otra persona gestione su buzón de correo: direcciones genéricas de asociaciones y entidades, secretarios de directivos, buzones familiares colectivas … Gmail permite delegar la gestión del buzón en otro usuario que también disponga de cuenta en Google. Al final de la página de configuración de Cuentas e importación  encontrará la opción ‘Otorga acceso a la cuenta’ para introducir la dirección de esa otra persona, que deberá confirmar que acepta la delegación y podrá leer, escribir y borrar sus mensajes . En cambio, no podrá cambiar la configuración ni la contraseña del buzón.  

10. Estadísticas mensuales

El mes pasado envié 325 mensajes de correo a 129 destinatarios, y recibí 2.708 procedentes de 653 remitentes. Lo sé porque Google me envía cada mes por correo electrónico un informe de mi actividad en sus servicios diversos, que incluye estas y otros datos sobre el uso de Gmail. Puede activar su informe en esta página .

11. Chat multiplataforma

Dejaos de WhatsApp, Line, Viber y otros juguetes similares. Si tiene dirección de Gmail, también tiene cuenta de GTalk, el sistema de mensajería instantánea de Google que ustedes y sus contactos puede utilizar desde teléfonos móviles-Android le lleva incorporado-y desde el ordenador. En el ángulo inferior izquierdo del buzón de Gmail hay un icono para activar el chat con los contactos que haya establecido mutuamente y pueden chatear sin salir de la página. Y siempre que abra un mensaje enviado por otro usuario de Gmail, a la derecha encontrará iconos para abrir directamente una sesión de chat con él, incluso con voz y / o video, si los respectivos dispositivos lo permiten.

12. Autenticación de dos factores

Pongámonos un momento paranoicos: la combinación de nombre de usuario y contraseña para acceder a nuestras cuentas en red es cada vez más insegura.Por tomar seriamente la seguridad de acceso, puede activar la autenticación de dos factores , que además de las credenciales normales le pedirá un código de seis cifras que habréis recibido en otro dispositivo dado previamente de alta, generalmente el teléfono móvil, del que debería haber indicado el número aquí . También puede instalar la aplicación Google Authenticator , disponible para Android, BlackBerry y iOS, que le proporciona el código de verificación, como los dispositivos específicos que se utilizan en muchas grandes empresas y organismos oficiales.

Los servicios de Google, y Gmail en particular, tienen muchas veces escondidos. Os invito a explicar a los comentarios cuáles son los trucos que le ayudan a mejorar su eficiencia con el correo electrónico de Gmail.

http://www.ara.cat/premium/media/consells-treure-suc-Gmail_0_854314713.html

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